A-    CHỨC NĂNG :

Phòng đào tạo là một phòng nghiệp vụ có chức năng tham mưu và giúp hiệu trưởng trong việc xây dựng và tổ chức các hoạt động đào tạo của nhà trường.

B - NHIỆM VỤ :

I - XÂY DỰNG KẾ HOẠCH  ĐÀO TẠO.

1-    Xây dựng quy hoạch, mục tiêu, chương trình đào tạo :

          a- Đề xuất xây dựng quy hoạch đào tạo lâu dài và hàng năm của nhà trường về quy mô và ngành nghề.

          b- Xác định mục tiêu, xây dựng chương trình , quy trình đào tạo cho các ngành và chuyên ngành và các hệ đào tạo.

          c- Đề xuất mở và yêu cầu nghiên cứu xây dựng mục tiêu chương trình , kế hoạch đào tạo cho các ngành và chuyên ngành mới . Làm các thủ tục cần thiết để đăng ký và trình các cơ quan có thẩm quyền phê chuẩn.

2- Xây dựng kế hoạch dạy và học hàng năm .

          a- Kế hoạch tổ chức các lớp học theo khoá học và chuyên ngành đào tạo.

          b- Kế hoạch giảng dạy chuyên môn.

          c- Kế hoạch giáo dục thể chất và ngoại khoá.

          d- Kế hoạch học tập và rèn luyện đạo đức , thể chất đối với các lớp học sinh

          e- Kế hoạch thi, kiểm tra hết học kỳ , hết năm học và thi TN ( kể cả thi lại )

          g- Kế hoạch thi giáo viện dạy giỏi các cấp.

          h- Kế hoạch thi học sinh giỏi các cấp.

3- Xây dựng kế hoạch tuyển sinh hàng năm

          a- Tuyển sinh chính khoá

          b- Tuyển sinh tại chức ( chính quy không tập trung hay vừa học vừa làm  )

          c- Tuyển sinh đào tạo theo địa chỉ.

          d- Tuyển sinh đào tạo bồi dưỡng , cấp chứng chỉ khác.

4- Xây dựng kế hoạch kiện toàn đội ngũ và điều kiện cơ sở vật chất cho ĐT

          a- Kế hoạch giáo viên và bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ, cho giáo viên

          b- Kế hoạch xây dựng, hoàn thiện hệ thống sách, giáo trình, bài giảng chuẩn , tài liệu cho các chuyên ngành đào tạo.

          c- Kế hoạch sử dụng các phòng học , xưởng thực hành thực tập, sân tập phục vụ học tập, giảng dạy chính khoá , ngoại khoá và các hoạt động giáo dục , học tập rèn luyện thể chất.

          d- Kế hoạch về trang thiết bị , đồ dùng dạy học , VPP phục vụ đào tạo.

          e- Kế hoạch kinh phí phục vụ các hoạt động đào tạo.

5- Kế hoạch đào tạo được xây dựng phải đảm bảo :

          a- Phù hợp chương trình khung do Bộ GD-ĐT ban hành đối với các trường TCCN

          b- Đáp ứng đúng và đầy đủ mục tiêu , chương trình và nội dung đào tạo đối với mỗi chuyên ngành đào tạo .

          c- Đảm bảo tính trình tự về trang bị kiến thức đối với toàn bộ hệ thống chương trình các môn học , quan hệ giữa các môn học và cho từng môn học.

          d- Đảm bảo tính khoa học về tâm lý và hiệu quả của quá trình dạy và học

          e- Đảm bảo tính khả thi trong điều kiện thực tế về đội ngũ cơ sở vật chất , trang thiết bị của nhà trường và các yếu tố tự nhiên và xã hội khác.

          g- Đảm bảo tính thống nhất trong công tác quản lý đào tạo từ các cơ quan quản lý cấp trên đến các bộ phận nhà trường.

          h- Đảm bảo tính pháp lý để kế hoạch là pháp lệnh của nhà trường

6- Mỗi loại kế hoạch được thể hiện theo mẫu và nội dung do Bộ GD-ĐT, Sở GD-ĐT Hà Nội và nhà trường quy định, được Hiệu trưởng duyệt trước khi thực hiện.

        a- Kế hoạch đào tạo toàn khoá hoàn thành trước khi khai giảng khoá học 1 tháng.

         b- Kế hoạch đào tạo năm học hoàn thành trước khi khai giảng năm học 1 tháng .

         c- Các kế hoạch cụ thể và chi tiết khác hoàn thành trước khi thực hiện 15 ngày.

7- Toàn bộ các kế hoạch được xây dựng theo quy trình :

          - Phòng đào tạo dự kiến kế hoạch chuyển xuống các tổ bộ môn và các bộ phận liên quan.

- Các tổ và bộ phận liên quan tham gia kiến nghị và thống nhất.

          - Phòng đào tạo hoàn chỉnh kế hoạch trình hiệu trưởng duyệt chính thức và        chuyển xuống các tổ , bộ phận liên quan để thực hiện.

8- Việc điều chỉnh kế hoạch trong quá trình thực hiện phải có sự thống nhất với các cá nhân hay bộ phận thực hiện và được hiệu trưởng đồng ý.

II-TỔ CHỨC THỰC HIỆN KẾ HOẠCH VÀ QUÁ TRÌNH ĐÀO TẠO.

1- Dưới sự chỉ đạo của Giám hiệu , phòng đào tạo tổ chức triển khai thực hiện các kế hoạch dạy và học đến từng tổ bộ môn , từng lớp học thông qua các lịch trình cụ thể và chi tiết.

2- Thường xuyên theo dõi , kiểm tra đôn đốc ,đề xuất các giải pháp có hiệu quả đồng thời có biện pháp xử lý , điều chỉnh hoặc kiến nghị Giám hiệu xử lý điều chỉnh để có kết quả tốt nhất về thời gian , chương trình , khối lượng và chất lượng trong quá trình thực hiện kế hoạch.

3-Đề xuất thành lập các ban , hội đồng trong từng thời điểm và tổ chức cho các ban,  hội đồng hoạt động hoàn thành nhiệm vụ trong quá trình thực hiện kế hoạch dạy và học chính bao gồm các ban hay hội đồng :

                   - Thi học kỳ , thi cuối năm.

                   - Thi tay nghề.

                   - Thi tốt nghiệp.

                   - Xét lên lớp, xét tốt nghiệp.

                   - Thi giáo viên dạy giỏi.

                   - Thi học sinh giỏi.

                   - Luyện thi học sinh giỏi.

4-Tổ chức thực hiện triển khai công tác tuyển sinh :

             a- Đề xuất thành lập hội đồng tuyển sinh và các ban giúp việc cho hội đồng tuyển sinh nhà trường.

             b- Trực tiếp thực hiện các công việc cụ thể có tính nghiệp vụ về công tác tuyển sinh. Tham gia và phối hợp với Hội đồng tuyển sinh thực hiện các khâu của công tác tuyển sinh hàng năm theo quy chế tuyển sinh do Bộ GD-ĐT ban hành.            

c- Thông tin , tuyên truyền trên các phương tiện thông tin đại chúng và trực tiếp liên hệ với các cơ quan , đơn vị có nhu cầu đào tạo để tuyển sinh trực tiếp hoặc liên hệ để ký kết hợp đồng đào tạo, mở lớp đào tạo dưới các hình thức khác như :  vừa học vừa làm, liên thông, liên kết, bồi dưỡng …

5-Tổ chức các lớp học và khai, bế giảng

a-     Căn cứ kết quả tuyển sinh đầu khoá và kết quả xét lên lớp hàng năm, tổ chức biên chế các lớp học . Danh sách học sinh cho từng lớp học, trước khi khai giảng khoá học và vào năm học mới, trước khi trình Giám hiệu duyệt .

b-     Đề xuất nội dung , chương trình và tổ chức triển khai lễ khai giảng năm học hàng năm.

c-     Làm các thủ tục để công nhận tốt nghiệp và tổ chức lễ bế giảng , cấp bằng tốt nghiệp cho học sinh.

d-    Quản lý danh sách học sinh tốt nghiệp, bằng tốt nghiệp và theo dõi, giải quyết các vấn đề liên quan đến bằng tốt nghiệp và cấp phát bằng tốt nghiệp học sinh.

6-Tổ chức sử dụng có hiệu quả, hợp lý hệ thống các cơ sở vật chất phục vụ cho đào tạo : các phòng học, xưởng thực hành, hội trường, phòng thí nghiệm, phòng chuyên môn hoá, sân bãi. Đề xuất với hiệu trưởng các giải pháp có hiệu quả để thường xuyên kiện toàn, nâng cấp hệ thống các cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ đào tạo.

7- Trực tiếp mời hoặc thông qua các mối liên hệ mời chuyên gia , giảng viên mở tại trường hoặc liên hệ với các cơ sở đào tạo khác các chương trình bồi dưỡng nâng cao , trao đổi tọa đàm , hội thảo cho đội ngũ giáo viên về chuyên môn , nghiệp vụ giảng dạy.

8- Tổ chức cho các tổ bộ môn xây dựng và kiện toàn hệ thống các yêu cầu chuyên môn đối với học phần được giao đồng thời theo dõi, đôn đốc, đề xuất xử lý đối với các tổ bộ môn trong việc thực hiện đảm bảo quy chế và chất lượng giảng dạy chuyên môn, bao gồm:

- Đề cương chi tiết

- Giáo trình và bài giảng thống nhất

- Các tài liệu tham khảo khác

- Phương pháp và kết quả giảng dạy

- Đề thi và đáp án chuẩn

- Kế hoạch tổ chức thi, chấm thi và đánh giá kết quả học của học sinh

III-TỔ CHỨC THỰC HIỆN CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH GIÁO VỤ

1- Tổng hợp lưu trữ, bảo quản các dữ liệu, số liệu về tình hình, kết quả các hoạt động về đào tạo của nhà trường, đảm bảo đầy đủ, chính xác và khoa học.

2- Sao lục, báo cáo và viết báo cáo thường kỳ, định kỳ và đột xuất theo yêu cầu và quy định của Bộ, Sở GD-ĐT và cuả hiệu trưởng về nội dung có liên quan đến các hoạt động đào tạo của nhà trường .

3- Phối hợp và kiểm tra đối với phòng hành chính về cơ sở vật chất để chuẩn bị đầy đủ , kịp thời các điều kiện về cơ sở vật chất, trang thiết bị , môi trường đảm bảo cho công tác dạy và học hàng ngày đúng kế hoạch và có chất lượng.

4- Trực tiếp xử lý hoặc đề xuất để xử lý kịp thời những sự cố vướng mắc có thể xẩy ra hàng ngày có liên quan đến dạy và học .

5- Chuẩn bị đầy đủ và phục vụ kịp thời đến từng cá nhân ( giáo viên , học sinh ) những giấy tờ , sổ sách , biểu bảng liên quan đến công tác dạy, học và quản lý đào tạo .

6- Tiếp nhận và xử lý các đơn, các đề nghị của giáo viên liên quan đến dạy và học theo thẩm quyền đã được quy định.

7- Tiếp nhận và xử lý các thông tin được gửi từ cơ quan chủ quản và các cơ quan khác đến trường theo con đường qua mạng máy tính hay công văn nhận trực tiếp theo quy định.

8- Thông báo ,thông tin những quyết định của giám hiệu đối với các lớp học sinh, đối với giáo viên, tổ bộ môn hoặc các bộ phận khác có liên quan đến  công tác đào tạo khi được yêu cầu .

IV- TỔ CHỨC THƯ VIỆN VÀ PHÒNG ĐỌC:

1- Xây dựng kế hoạch và triển khai sưu tầm, mua, in ấn giáo trình, bài giảng, tài liệu vật phẩm phục vụ giảng dạy, nghiên cứu, học tập .

2- Phân loại lưu trữ và bảo quản giáo trình, sách, tài liệu và các vật phẩm khác trong thư viện, đảm bảo khoa học, thuận tiện và an toàn .

3- Tổ chức phòng đọc trong thư viện và bán sách cho học sinh, đảm bảo có đủ sách, giáo trình và bài giảng mà nhà trường đã soạn làm tài liệu giảng dạy cho học sinh .

4- Xây dựng và quản lý tủ sách chuyên môn ở các tổ bộ môn .

5- Xây dựng kế hoạch tổ chức cho học sinh thường xuyên hoạt động thư viện .

C - TRÁCH NHIỆM VÀ QUYỀN HẠN CÁN BỘ PHÒNG ĐÀO TẠO

          Phòng đào tạo được thành lập do quyết định của Hiệu trưởng. Cơ cấu tổ chức của phòng Đào tạo bao gồm :

- Trưởng phòng 

- Phó trưởng phòng

- Các cán bộ nghiệp vụ chuyên trách.

I - TRƯỞNG PHÒNG  :

Do hiệu trưởng bổ nhiệm , chịu trách nhiệm trước hiệu trưởng về mọi hoạt động của phòng trong quản lý thuộc chức năng nhiệm vụ được giao.

1- Xây dựng kế hoạch công tác hàng năm , hàng tháng của phòng và tổ chức triển khai thực hiện.

2- Phân công cán bộ , nhân viên của phòng , giao nhiệm vụ và quản lý , kiểm tra , đôn đốc cán bộ nhân viên trong quá trình thực hiện nhiệm vụ,

3- Tổ chức và chủ trì các cuộc họp , sinh hoạt chuyên môn của phòng.

4- Nhận xét đánh giá và kiến nghị hiệu trưởng khen thưởng , kỷ luật cán bộ của phòng sau khi thông qua tập thể của phòng.

5- Tham gia các cuộc giao ban hàng tháng và thay mặt phòng báo cáo định kỳtình hình và kết quả các hoạt động thực hiện chức năng nhiệm vụ của phòng.

6- Đề xuất và tham mưu cho hiệu trưởng trong việc bổ nhiệm đội ngũ giáo viên chủ nhiệm , thành lập các ban, hội đồng giúp việc hiệu trưởng liên quan đến hoạt động đào tạo.

7- Thay mặt cho phòng đào tạo làm việc trực tiếp với trưởng các phòng, tổ bộ môn để trao đổi , bàn bạc và phối hợp giải quyết kịp thời những vấn đề , công việc có liên quan đến quá trình thực hiện nhiệm vụ chung.

8- Kiến nghị trực tiếp với Hiệu trưởng để giải quyết kịp thời những vấn đề có liên quan đến các hoạt động đào tạo nói chung và của phòng đào tạo nói riêng khi vượt quá thẩm quyền của mình.

9- Ký thừa lệnh hiệu trưởng các văn bản sau :

- Sao bằng tốt nghiệp, sao chứng chỉ đào tạo , sao kết quả học tập học sinh.

10- Ký thừa uỷ quyền :

          - Ký tắt ( ký nháy ) các văn bản sau khi phòng đã thẩm định trước khi trình Giám hiệu ký duyệt

          - Các văn bản của phòng đào tạo gửi cho Giám hiệu, các phòng, tổ bộ môn, các lớp học sinh,

          - Các văn bản xác nhận khối lượng,công cho giáo viên, hàng tháng, hàng năm.

11- Thừa uỷ quyền của giám hiệu đại diện cho trường liên hệ để ( bên A ) ký các hợp đồng về thuê giáo viên , báo cáo viên, giảng dạy, báo cáo chuyên đề trong khuôn khổ của hợp đồng công việc cụ thể. Đại diện cho trường ( bên B ) liên hệ và làm các thủ tục nhận đào tạo , bồi dưỡng các lớp chính quy không tập trung.

12- Tham gia các cuộc họp , hội nghị do hiệu trưởng chủ trì có liên quan đến các hoạt động đào tạo, hoặc trực tiếp chủ trì các cuộc họp giải quyết các vấn đề có liên quan đến hoạt động đào tạo khi được Hiệu trưởng uỷ quyền.

II- PHÓ TRƯỞNG PHÒNG : Do Hiệu trưởng bổ nhiệm, thực hiện và chịu trách nhiệm với trưởng phòng một số nhiệm vụ do Trưởng phòng phân công và uỷ quyền.

III-CÁC CÁN BỘ CHUYÊN TRÁCH :

1- Các cán bộ chuyên trách thuộc phòng đào tạo do hiệu trưởng phân bổ phải có chức danh giáo viên . Cán bộ phụ trách thư viện phải có bằng nghiệp vụ thư viện.

2-  Cán bộ phòng đào tạo chịu sự quản lý , phân công trực tiếp của trưởng phòng đào tạo và chịu trách nhiệm trước trưởng phòng về nhiệm vụ công tác được giao.

3- Mỗi cán bộ phòng đào tạo có thể được giao 1 hay nhiều vị trí công tác theo nhiệm vụ của phòng đào tạo và có trách nhiệm thực hiện đầy đủ , có hiệu quả cao nhất về nghiệp vụ chuyên môn đối với từng loại công việc.

4- Tất cả các cán bộ của phòng đào tạo từ trưởng phòng trở xuống phải cố định vị trí làm việc thường xuyên , có biển ghi tên , chức danh công tác của mình trên bàn làm việc.

5- Đối với những công việc không giải quyết thường xuyên có liên quan đến giáo viên, CBCNV, học sinh phải xây dựng lịch làm việc cụ thể và cố định hàng tháng, hoặc hàng tuần, hàng ngày và niêm yết hoặc thông báo để các cá nhân có liên quan tiện liên hệ làm việc .

6- Công việc nhận và giải quyết đơn, đề nghị, kiến nghị của giáo viên, học sinh và phụ huynh học sinh phải đảm bảo nhanh chóng, kịp thời . Trường hợp hẹn phải có giấy hẹn và giải quyết đúng theo giấy hẹn . Thái độ tiếp và làm việc với học sinh, gia đình học sinh, giáo viên, CBCNV phải lịch sự, niềm nở và giải quyết có tình, có lý .

7- Các cán bộ của phòng đào tạo có chức danh giáo viên được bố trí giảng dạy theo quy định.

8- Được đi học tập , bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn phù hợp với vị trí công tác và được hưởng các chế độ như 1 giáo viên đi học tập, bồi dưỡng.